การสร้าง Quotation ใหม่

ไปที่เมนู Quotation ดังรูป

กดปุ่มบวก เพื่อสร้าง Quotation ใหม่ แล้วกดเลือกลูกค้า ที่ขั้นตอน 2, 3, 4

รายการลูกค้าที่เห็น จะถูกใส่เข้าไปก่อนที่เมนู Customer ในขั้นตอนการตั้งค่าระบบ ส่วนใหญ่คนที่เป็นผู้ดูแลระบบเขาจะทำไว้ให้แล้ว ในแถบขวามือจะเห็นรายการสินค้า เลือกรายการที่ต้องการ ใส่จำนวน, ส่วนลด (ไม่ใส่ก็ได้) แล้วกดปุ่มบวก ดังรูป

หลังแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว กดปุ่มบันทึก ระบบจะสร้าง Quotation ให้ทันที โดยสังเกตหมายเลข Quotation ใหม่ที่แถบซ้ายมือ

 
   
 

เกี่ยวกับหมายเลขของ Quotation

มีรูปแบบตายตัว เช่น QUT-1700003 ซึ่งสามตัวแรก หมายถึงประเภทของเอกสาร ส่วนสามตัวถัดมา คือปีที่สร้างเอกสารนั้นๆ เช่น -17 ก็คือสร้างเอกสารในปี 2017 ส่วนหกตัวที่เหลือ จะเป็นหมายเลขเริ่มจาก 1 ไปจนถึง 999,999 ซึ่งระบบจะเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ เวลาสร้างเอกสารใหม่ในปีนั้นๆ แต่เมื่อเริ่มเข้าปีใหม่ตัวเลขนี้จะตั้งต้นเป็น 1 ใหม่อีกครั้งพร้อมทั้งการเปลี่ยนเลขปีคริสตศักราชด้วย

 
   
 

ลบรายการสินค้าออกจาก Quotation

เลือกรายการที่จะลบที่ขั้นตอน 1 สังเกตว่ารูปจะเปลี่ยนตาม จากนั้นกดปุ่มลบ  ดังรูป 

รายการก็จะถูกลบไป สังเกตว่าค่าผลรวมด้านล่างของจะเปลี่ยนไปด้วย

 

 
   
 

ดูประวัติการแก้ไขข้อมูล

กดปุ่มนาฬิกาทราย ดังรูป 

 

 
   
 

การแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เก็บไว้กับ quotation

ในบางครั้งเมื่อลูกค้าสนใจ และถามรายละเอียดกลับมาโดยอ้างอิงหมายเลข Quotation ระบบนี้จะช่วยให้ค้นหาและเปิดดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาไปหาในแชร์โฟลเดอร์ให้วุ่นวาย นอกจากนี้ยังดู Log ได้ด้วยว่ามีใครนำไฟล์ออกและเข้าเมื่อไร ทำให้ตามรอยได้เมื่อเกิดปัญหากับไฟล์นั้นๆ

การแนบไฟล์เข้า ให้กดปุ่มบวก เลือกไฟล์ที่ต้องการ

ส่วนการลบไฟล์แนบ ก็เพียงเลือกไฟล์ที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่มลบ ระบบจะถามยืนยันการลบ ก็เลือก OK


ส่วนการเปิดดูไฟล์ที่แนบมานั้น ก็เพียงดับเบิ้ลคลิกที่ไฟล์ๆ นั้น แล้วระบบจะเปิดให้อัตโนมัติ

 

 
   
 

ลบ Quotation

เพื่อไม่ให้มีข้อมูลขยะมากเกินไป สามารถลบใบเสนอราคาที่ไม่จำเป็นออกไปได้ โดย เลือกหมายเลข Quotation ที่ต้องการลบในแถบซ้ายมือ กดปุ่มลบสีแดง แล้วลบ แต่ถ้า Quotation นั้นๆ ได้ส่งไปให้กับลูกค้าแล้ว ระบบจะไม่ยอมให้ลบ เพราะถือว่าเป็นข้อมูลสำคัญ

เมื่อสร้าง Quotation ใหม่ขึ้นมาหลังจากลบ หมายเลขก็จะกระโดดข้ามไปเลย แต่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่ามีการลบเกิด Quotation เกิดขึ้น

 

 
   
 

สร้าง Quotation ใหม่โดยสำเนาจากตัวที่มีอยู่แล้ว

ช่วยลดเวลาการทำ Quotation ใหม่ได้ดี จากนั้นค่อยแก้ไขรายละเอียดใหม่อีกที เริ่มจากเลือก Quotation ที่มีอยู่แล้วที่แถบซ้ายมือ กดปุ่มบวกสีดำ ระบบจะสร้าง Quotation  หมายเลขใหม่ให้อัตโนมัติ

สังเกตจะเห็นหมายเลขใบเสนอราคาใหม่ ดังรูป

 

 

   

 

สร้าง Revision ใหม่ใน Quotation

ใน Quotation หนึ่งๆ อาจมีได้หลาย Revision อันเนื่องการปรับเปลี่ยน Requirement ของลูกค้าหลังจากส่ง Quotation ไปแล้ว ซึ่งทางลูกค้ายังอ้างอิงหมายเลขเดิมอยู่ เหมาะกับธุรกิจประเภทให้บริการ เริ่มจากเลือกหมายเลข Quotation ที่อยู่แถบซ้ายมือ แล้วกดปุ่มดังรูป เมื่อเสร็จจะเห็นหมายเลข Revision ใหม่ขึ้น จากนั้นก็สามารถแก้ข้อมูลได้ โดยไม่กระทบกับ Revision เดิม ถ้าต้องการย้อนมาดูข้อมูล Revision เดิม ก็เพียงกดเลือก Revision ที่ต้องการ แต่ถ้า Revision นั้นๆ ถูกส่งให้กับลูกค้าแล้ว จะแก้ไขไม่ได้

จะเห็น Revision ใหม่เพิ่มขึ้นมา จากนั้นแก้ไขข้อมูลตามต้องการ ทุกครั้งที่มีการเลือก Revision ข้อมูลเปลี่ยนไปตาม Revision ที่เลือกทันที

 

 

   

 

ระบุว่า Quotation ได้ถูกส่งให้ลูกค้าแล้ว

เมื่อ Quotation ได้ถูกส่งให้ลูกค้าแล้ว ระบบจะถือว่าเป็นข้อมูลสำคัญ ไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสารข้อมูลในภายหลัง หากลูกค้าเกิดสนใจ Quotation ดังกล่าว เริ่มจากเลือก Quotation ที่ต้องการ กดปุ่มดังรูป

จากนั้นระบบจะบันทึกวันเวลาไว้ ซึ่งอาจช่วยในการวิเคราะห์หาค่าเฉลี่ยว่า กว่าลูกค้าจะตอบสนองหลังจากส่ง Quotation ใช้เวลากี่วัน เป็นต้น

 

 

   

 

ระบุว่าลูกค้ามีการตอบสนองกลับ Quotation แล้ว

ใส่ comment ต่างๆไว้เพื่อเป็นบันทึกความจำในการ Revision ถัดไป จากนั้นกดปุ่ม ดังรูป

ระบบก็จะบันทึกวันเวลาเอาไว้ ให้สังเกตว่า Time Stamp ระหว่างการส่งข้อมูล Quotation ไป

ให้ลูกค้า จนกระทั่งลูกค้าตอบกลับมา อาจเป็นข้อมูลสำคัญของฝ่ายขายก็ได้

 

 
   
 

การพิมพ์ Quotation

เลือก Quotation ที่แถบซ้ายมือ จากนั้นเลือก Revision ที่ต้องการพิมพ์ กดปุ่มพิมพ์ ดังรูป

จะได้หน้าตาดังรูป

รูปแบบของ QuoForm1

รูปแบบของ QuoForm2

 

 

   
 

รูปแบบของ QuoForm3

 
   
 

รูปแบบของ QuoForm4

 
   
 

รูปแบบของ QuoForm5

 
   
 

รูปแบบของ QuoForm6

 
   

 

การมี Auto Show List ไว้เพื่ออะไร

ถ้าจำนวนรายการมีจำนวนไม่มาก การโหลดหน้าจอแต่ละครั้งจะใช้เวลาไม่นาน แต่ในทางตรงกันข้าม ถ้าจำนวนรายการมีจำนวนมาก การโหลดจะช้ามาก ดังนั้น ระบบจึงออกแบบให้สามารถเลือกได้ว่าจะแสดงรายการต่างๆ ในการโหลดหน้าจอแต่ละครั้งหรือไม่ โดยใช้ Filter ช่วยกรองเฉพาะรายการที่ต้องการแทน

 

 

   
 

การค้นข้อมูลขั้นสูง Advance Search of Quotation

ใช้ค้นหารายการ Quotation ที่มีเงื่อนไขซับซ้อนขึ้น เริ่มจากกดปุ่ม ดังรูป ใส่เงื่อนไขที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK

Example

  1. ต้องการหา Quotation ที่ลูกค้าชื่อ "Toyota Motor (Thiland) Ltd." ก็อาจใส่แค่คำว่า "Toyota" ที่ช่อง Customer Name
  2. ต้องการหา Quotation ที่ลูกค้าชื่อ "Toyota Motor (Thiland) Ltd." และสร้างขึ้นโดย "สมใจ ดีมาก" ก็ใส่คำว่า Toyota ที่ช่อง Customer Name และใส่คำว่า "สมใจ" ที่ช่อง Created By 
  3. ต้องการหา Quotation ที่ถูกสร้างระหว่างช่วงวันที่ที่ต้องการ ให้คลิกที่ช่องหลังสุดของแถว [Created By] เพื่อบอกให้ระบบรู้ว่าจะใช้เงื่อนไขนี้ด้วย ทั้งนี้เมื่อรันระบบไปหลายปีจะมีข้อมูลจำนวนมาก อาจต้องการดูแค่ช่วงวันที่ต้องการ ซึ่งจะมีการเช็คด้วยว่าใส่ช่วงวันที่ถูกหรือไม่ ถ้าใส่ผิดระบบจะแจ้งเตือน
  4. ต้องการหา Quotation ที่มีคำพิเศษในส่วนของ Term of Payment ก็สามารถใส่บางส่วนที่จำได้ เช่น ถ้าต้องการหา "ให้เครดิต 30 วัน" ระบบก็จะดึงข้อมูลที่มีคำดังกล่าวขึ้นมา
  5. ซึ่งในส่วนอื่นก็จะคล้ายกัน เช่น [Project], [Customer Comment] และ [Remark]
  6. นอกจากนี้ระบบยังสามารถค้นหาในระดับที่เป็นรายละเอียดของ Quotation เช่น [Part/Service Name], ช่วงของราคาต่อหน่วย, ชวงของจำนวนสินค้าและบริการที่เสนอขาย เพราะในบางครั้งอาจต้องการค้นลึกถึงรายของสินค้าที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งจะช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้นมาก
  7. ต้องการหา Quotation ที่มีส่วนลดให้กับลูกค้า ก็กาเลือกที่ Discount Availability
 
   
 

การค้นข้อมูลขั้นสูง Advance Search of Parts & Services

ใช้ค้นหารายการสินค้าและบริการที่มีเงื่อนไขซับซ้อนขึ้น เริ่มจากกดปุ่ม ดังรูป ใส่เงื่อนไขที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK

Example

  1. ถ้าต้องการใช้เงื่อนไขไหน ก็ให้คลิกเลือกช่องสี่เหลี่ยมที่อยู่ท้ายในแต่ละแถว เช่น ถ้าต้องการใช้ค้นหาด้วย [Category] ที่เป็น [ชิ้นส่วนยานยนต์] ก็คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมแล้วเลือกรายการ [ชิ้นส่วนยานยนต์] เป็นต้น
  2. ใช้แนวทางเดียวกันในช่อง [Unit] และ [Alternative Part]
  3. สามารถใช้หลายเงื่อนไขพร้อมๆ กันได้
  4. ในแถว [Type] จะเห็นว่ามีอยู่สามประเภท คือ Normal=คือสินค้าและบริการทั่วไป, Consignment=คือสินค้าที่นำมาเก็บไว้ใกล้ๆเราโรงงานเราแต่มูลค่าทางบัญชียังเป็นของ Supplier ส่วนใช้เป็นเทคนิคในระบบ Supply Chain ที่ใช้ลดต้นทุนของสต๊อกสินค้า, One-Time=ในสินค้าและบริการบางประเภทที่เสนอให้ลูกค้าเป็นแบบเฉพาะเจาะจงและอาจไม่นำมาใช้อีกเลย ชึ่งถ้ามีจำนวนมากจะเป็นข้อมูลขยะในรายการที่แสดงออกมา ซึ่งถ้า Mark ไว้ก็จะช่วยกรองข้อมูลเหล่านี้ออกไปได้พอสมควร
 
   
 

การออก Sale Order

ไปที่ การออก Sale Order เพื่อดูข้อมูล (ถ้าไม่ Login จะไม่เห็นข้อมูล)

 
   
 

การออก Invoice

ไปที่ การออก Invoice เพื่อดูข้อมูล (ถ้าไม่ Login จะไม่เห็นข้อมูล)

 
   
 

ออกใบวางบิล

ไปที่ ออกใบวางบิล เพื่อดูข้อมูล (ถ้าไม่ Login จะไม่เห็นข้อมูล)

 
   
 

ออกใบเสร็จ

ไปที่ ออกใบเสร็จ เพื่อดูข้อมูล (ถ้าไม่ Login จะไม่เห็นข้อมูล)

 
   
 

การออก Credit Note 

ไปที่ การออก Credit Note เพื่อดูข้อมูล (ถ้าไม่ Login จะไม่เห็นข้อมูล)

 
   
 

การออก Debit Note 

ไปที่ การออก Debit Note เพื่อดูข้อมูล (ถ้าไม่ Login จะไม่เห็นข้อมูล)

 

 

We have 3 guests and no members online